Quand le contexte économique est en partie responsable de l’évolution de la fonction achat, plus que jamais les achats dans l’entreprise doivent revêtir un rôle stratégique. Explications.

L’Observatoire des Achats a dressé pour la 4ème année consécutive, l’état des lieux des pratiques, de l’organisation et de l’évolution de la fonction Achats en France. Conduite auprès de plus de 200 décideurs, l’enquête de 2008 révèle que la fonction achats, solide sur son cœur de métier, inscrit sa mission dans une dynamique de renforcement continu, pour prendre une place de plus en plus stratégique dans l’entreprise. Pour l’avenir, outre l’innovation et le développement durable, la fonction achats devra concentrer son action sur l’anticipation et la gestion des risques ainsi que le suivi de ses engagements.
Une étude réalisée par la Cegos, organisme de conseil et de formation, montre que les achats représentent en moyenne 68 % du chiffre d'affaires des entreprises. C'est dire si l'enjeu est de taille !
La rédaction de GPO vous propose de dresser un panorama des stratégies d’achat et d’optimisation des dépenses. Nous verrons notamment quelles sont les tendances des entreprises en matière de stratégie d’achat compte tenu du contexte économique actuel.
Auparavant, il est nécessaire de comprendre le rôle de l’acheteur. Quels sont les domaines de compétences à maîtriser ? Quels sont les nouveaux comportements ?

L’acheteur est-il devenu le maillon fort de l’entreprise ?
Autrefois reléguée au second plan, la fonction achats a refait surface et s’est petit à petit imposée comme étant l’une des fonctions les plus importantes de l'entreprise. En effet, force est de constater que la première source de profits dans une entreprise réside dans la maîtrise des coûts. Or, l’optimisation de la fonction achat est fondamentale afin de concrétiser cet objectif. Certes, un tel objectif de maîtrise des coûts est louable mais il n’est pas le seul car la fonction achat tend de plus en plus à devenir une arme stratégique. Exemple qui dénote l’évolution de cette profession : «Je ne suis pas vu comme un cost killer mais plutôt comme une solution globale à un problème qui n’est pas figé», soulignent certains acheteurs.

Le rôle de l’acheteur
Selon l’Apec, la mission de l’acheteur varie selon un périmètre de responsabilités et englobe trois activités principales : piloter le management des achats (définir la politique achats dans l’entreprise, piloter les projets de développement relatifs à la fonction), optimiser l’information sur les processus achats (e-procurement, e-sourcing), mettre en place une politique qualité (évaluation des fournisseurs), négocier (recueillir les besoins auprès des différentes directions de l’entreprise (marketing, RH, logistique…), suivre l’évolution des marchés, lancer des appels d’offres et consultations, négocier les conditions de vente, effectuer un suivi budgétaire, administratif et logistique pour optimiser la rentabilité des achats.
L’acheteur intervient à tous les niveaux : achats de biens, achats de prestations externes, achats de services. C’est ainsi que l’acheteur doit assurer notamment la gestion des énergies, des déchets, de la maintenance, de l’entretien, des espaces verts, des aménagements d’espaces, de la téléphonie, de l’informatique….sans oublier les services aux occupants (accueil, imprimerie, archives, coursier, économat, salles de réunion).
Nul doute, il s’agit avant tout d’un homme d’action qui doit non seulement bien connaître son entreprise mais également rester ouvert sur l’extérieur et maîtriser son environnement.

Les stratégies d’achat et d’optimisation des dépenses
Performance économique, sociale et environnementale sont au centre des préoccupations des Directeurs et Responsables des Services Généraux (DRSG). «Performance économique d’abord car rappelons que l’immobilier représente souvent le deuxième poste de dépenses des entreprises (après la masse salariale) et se situe au cœur des enjeux stratégiques des grands groupes français. Performance sociale ensuite tant l’aménagement de l’espace, l’ergonomie, les services aux collaborateurs, et plus largement le cadre de travail sont des éléments fondamentaux du bien-être des salariés. Performance environnementale enfin au regard du rôle joué par les services généraux dans le choix des matériaux durables, des véhicules moins polluants ou plus largement dans la mise en place d’une politique d’énergie», indique François Delatouche, Président de l’Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux (Arseg), Directeur de l’Immobilier et des services aux collaborateurs de Bouygues Télécom.

Le développement durable comme avantage concurrentiel
L’Observatoire des achats dans son enquête 2008 observait une fenêtre de tir extraordinaire dans les trois ans qui viennent en matière de développement durable. «Beaucoup d’entreprises affichent désormais la volonté d’activer ce levier comme un réel avantage concurrentiel». Il faut compter désormais sur l’offre de produits éco-responsables qui continue à s’enrichir et devrait contribuer à se diversifier. D’ailleurs, certains fabricants et fournisseurs ont bien compris l’atout commercial que peut représenter une gamme de produits respectueux de l’environnement. Au surplus, les contraintes réglementaires vont également pousser le dirigeant dans cette voie qu’il le veuille ou non. Ainsi, cette même enquête pointe du doigt la directive européenne Reach «qui va imposer un suivi sur la nomenclature des produits et la manière dont ils ont été fabriqués, avec des obligations de traçabilité assez poussées». Cependant, la difficulté semble résider dans l’absence de formation des acheteurs concernant cette problématique de développement durable. «Les attentes portent, d'une part, sur la mise en place de formations dédiées afin que les acheteurs puissent acquérir les connaissances indispensables, et d'autre part, sur la mise en place d'outils performants comme aide à la décision. Actuellement, l'une des difficultés pour les acheteurs est de pouvoir disposer d'informations sur la maturité du marché des produits plus responsables et de collecter des données pertinentes afin d'évaluer la plus-value environnementale et/ou sociale du produit», souligne Laure Mandaron, Directeur de mission au département environnement & développement durable d’Ernst & Young.

La politique achat : définir la politique achat et la faire appliquer
L'objectif est d'aider la direction des achats à traduire les objectifs de gains fixés par la Direction Générale en axes d'amélioration mesurables. Cette prestation comporte généralement deux phases : le diagnostic de la fonction achats dans la situation actuelle et la définition des axes d'amélioration et des indicateurs de mesure. La mise en œuvre d’un plan d’action est alors indispensable pour optimiser la fonction achat. Actuellement, plusieurs paramètres doivent être pris en considération lors de la mise en place d’une politique achat : la concurrence, l’évolution des réglementations, la pression des coûts et l’apparition de nouveaux risques. «A l’heure où la situation économique et financière se durcit, les services généraux vont plus que jamais être en première ligne pour maîtriser les coûts et optimiser la performance des entreprises. Il est donc plus qu’urgent de créer des synergies avec les Directions générales, les DRH, les DAF pour faire face à la crise», nous explique François Delatouche, Président de l’Association des Directeurs et responsables de Services Généraux (Arseg).

Le reporting des achats
Aujourd’hui, l’objectif de toute entreprise est d’optimiser leur fonction achats. Comment améliorer la cohérence et l’efficacité des processus d’achat ? La Poste ne disposait que d’une vision partielle de ses achats avant que la Direction des Achats et du Contrôle des Coûts n’engage, en 2002, la refonte de son système d’information. «En couvrant toute la chaîne de traitement des données, de l’extraction à la restitution, Informatica permet aux équipes Achats de disposer d’une information claire et fiable pour planifier, contrôler et optimiser les achats du Groupe, ainsi que les relations avec ses 70 000 fournisseurs», explique Nicolas Viou, Chef de Projet, Direction des Achats et du Contrôle des Coûts du Groupe la Poste.