Les promesses de la dématérialisation semblent infinies au regard des nouveautés technologiques et annoncent une multitude d’applications génératrices de valeur ajoutée pour l’entreprise. Le document dématérialisé devient porteur de connaissances et d’efficacité partagées au sein des équipes de travail. Des retombées économiques sont au rendez-vous de ce système par la qualité et la rapidité du traitement de l’information de l’entreprise. GPO a suivi à la trace le «fabuleux voyage» du document numérique.

Lors du mini-remaniement ministériel qui a suivi les élections municipales, Eric Besson, secrétaire d’Etat chargé de la Prospective, de l’Evaluation des politiques publiques, auprès du Premier ministre, a vu ses compétences élargies au développement de l’économie numérique. Il a présenté rapidement les trois grands axes de son action. Le premier consiste, conformément au vœu du Président de la République, à «donner à l'ensemble de nos concitoyens et pour chacun de nos territoires, l'accès à l’Internet haut débit fixe et mobile, ainsi qu'à la télévision numérique terrestre, à l'horizon 2012, et à placer la France au premier rang des pays européens en matière de très haut débit». Objectif : couvrir 100 % de la population française par les technologies d'accès à Internet haut débit, fixe et mobile selon la priorité fixée par le Premier ministre François Fillon.

Faire d’Internet un espace de liberté et de droit
Par ailleurs, Eric Besson devra se pencher sur les moyens de développer les usages du numérique dans le télétravail, l'éducation, la santé et l'administration électronique. Les nouvelles technologies devront constituer «un levier essentiel de la modernisation des services publics», lui a notamment précisé François Fillon. Enfin, le troisième objectif assigné au secrétaire d'État soulève le plus grand nombre de questions. Il devra en effet «accélérer la mutation de notre économie vers les nouveaux modèles de diffusion des contenus, dans les domaines de la presse, de l'audiovisuel et de la musique», et veiller à ce qu'Internet «devienne un formidable espace de liberté et d'échanges, sans devenir une zone de non-droit». Dans ce domaine, Eric Besson s'engage à présenter des propositions pour lutter contre les contenus illicites, le piratage et les atteintes au droit d'auteur avant l'automne 2008. Pour le reste, il a présenté son plan d'action général le 31 juillet à l'issue des Assises du numérique démarrées fin mai. L’intelligence économique, la veille concurrentielle, le partage des savoirs, ou encore le benchmarking, autant de pratiques plus ou moins intégrées par les entreprises, qui concourent à un même objectif : maîtriser un environnement que l'interdépendance complexifie à outrance. Facilités par l'explosion des technologies de la communication, la collecte et le traitement de l'information nécessitent une gestion rigoureuse pour déboucher sur de nouveaux gisements de richesses ou renforcer la position de l'entreprise sur ses marchés. Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire, il est donc tentant de numériser le dit document ou souhaiter ne le traiter que sous sa forme digitale pour réduire les difficultés de recherche et assurer à l’entreprise un système d’information plus performant et plus efficace.

Voyage de l’information : prendre un billet de première classe
«A la différence de la terre ou du capital, la connaissance s'accroît quand on la partage. Il est nécessaire de la faire circuler pour qu'elle prenne de la valeur», souligne Christophe Ivorra, Directeur de MaeLink qui propose aux TPE/PME une solution de Geide tout en un, BoXys, adaptée à leurs budgets. Ce type de solution recouvre l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. Pour les PME-PMI qui ont rarement les connaissances informatiques requises, simplifier le voyage de l’information relève de la gageure. Or, plus l’information voyage vite et bien, plus l’entreprise sera compétitive.

Première étape du voyage : Capturer et traiter les documents
Les documents qui abordent les rivages de l’entreprise sont de nature diverse : courrier papiers, microfilms largement utilisés en archivage, et documents électroniques. La dématérialisation de ce type de document se réalise grâce à l’utilisation d’un scanner ou numériseur dont les fonctions peuvent être extrêmement étendues. Ainsi de Spigraph qui propose une offre complète de scanners et de traitement d’images avec un logiciel de compression d’images, Pix2Pdf qui en réduit le poids de façon considérable. «Tous les scanners numérisent en couleur… Et pourtant nous persistons à numériser en noir et blanc pour obtenir des images de faible poids. Notre slogan la couleur au poids du noir et blanc, résume le concept», explique Kévin Clément, Responsable marketing.
On distinguera trois types de documents amenés à voyager au sein du système d’information : • Les documents structurés tels que les formulaires papier ou électroniques qui contiennent des cases à cocher, des caractères imprimés ou des codes barres.
• Les documents semi-structurés tels que les factures, les commandes, les bons de livraisons, les devis qui présentent des emplacements et des informations diversifiés.
• Enfin, les documents non-structurés tels que certains courriers, les documents juridiques qui nécessitent une lecture globale…
Les logiciels de GED permettent d’extraire de ces documents toute une série d’informations par la lecture automatique des documents ou la reconnaissance optique des caractères, l’interprétation des codes barres, ou des cases à cocher, et celles de zones spécifiques dans le cas des factures par exemple.
Les paramétrages de lecture sont définis par les utilisateurs en fonction de leurs besoins et correspondent aux nécessités de l’activité du service ou de l’entreprise. Des critères de vérification de l’information sont également prévus (liaison avec les différents fichiers de l’entreprise, modules de calcul, etc.) afin de contrôler la bonne lecture des informations.
Des solutions d’externalisation permettent de confier tout ou une partie de la numérisation à des tiers de confiance soit au sein même de l’entreprise, soit pour des masses plus importantes en sites déportés. Ainsi, pour faciliter la gestion du courrier, Dynapost propose via CC Team Aurore depuis mai dernier la solution à la carte Dynateam qui aide les PME à mettre en place leur salle de courrier numérique. «Nos équipes d’hôtesses ont évolués vers de nouveaux supports ; elles sont désormais formées à la dématérialisation pour gérer le courrier au sein même de l’entreprise», explique Rémy Colmant, Directeur Commercial de Dynapost.

Deuxième étape : suivre les chemins parcourus
Repérer les trajets du document et localiser ses déplacements constituent une étape clef pour mettre à profit sa circulation. A partir de la lecture automatique, le logiciel approprié accordera au document un certain nombre de mots clés, qui le relieront à une base de données structurée. Il peut aussi permettre à l’utilisateur de créer une étiquette signalétique qui comportera un certain nombre d’indication sur le document lui-même (date, émetteur, destinataire(s), nature, mots clés, etc…). Cette étiquette lui permettra d’être simultanément diffusé dans l’entreprise, et archivé dans son dossier électronique. Certains logiciels proposent aujourd’hui pour des documents structurés de compléter automatiquement l’étiquette signalétique.
Cette indexation entraîne automatiquement le référencement au sein de la base de données du serveur central. Un thésaurus ou des lexiques simples ou hiérarchiques en arborescence permettront ainsi de classer le document efficacement et de le retrouver rapidement.
Chaque fichier capturé fera l’objet d’un horodatage qui spécifiera la date et l’heure exactes de son intégration dans le système informatique ainsi que de chaque consultation, voire modification. Le routage des documents s’effectue alors du poste de numérisation ou d’acquisition vers le serveur central du système informatique qui les retourne vers les postes de travail utilisateurs et/ou vers l’archivage, selon un cheminement préalablement décidé.
«Certains éditeurs de logiciels offrent la possibilité de scanner les factures clients et fournisseurs et de les indexer. Même si les opérations de vérification demeurent indispensables, la saisie (et ses risques) n’est plus nécessaire. De plus, des solutions encore plus globales intègrent la numérisation et le traitement des chèques lors des règlements des factures clients», remarque Yves Myorvan, Informaticien consultant en gestion de projet.
De même, la gestion numérique des courriers prend en charge, la numérisation, la création d’une fiche navette, la distribution via l’intranet et Internet et l’archivage de tous les courriers entrant dans l’entreprise. La traçabilité des courriers et leur confidentialité sont garanties. Le destinataire pourra alors traiter ce courrier dans les délais impartis figurant sur la fiche navette, le faire circuler parmi ses collaborateurs. Le courrier archivé rejoint ensuite selon des critères précis la base de données de l’entreprise et pourra ainsi être consulté par d’autres utilisateurs autorisés.

Troisième étape : à la recherche du document mobile
Afin de retrouver rapidement un document, deux types de recherche multicritères sont possibles. La première porte sur ses propriétés : auteur, date de création, de révision, taille, etc. L’utilisateur peut aussi faire une recherche en texte intégral (sur le contenu du document). Le système de GED permet un affichage écran ou une impression complète du document restitué. La circulation de l’information au sein d’un groupe de travail s’établira selon le workflow. Les logiciels de GED peuvent comporter un module spécifique pour la circulation des documents au sein d’un espace collaboratif, où plusieurs utilisateurs, selon les droits dont ils jouissent, pourront créer, consulter, approuver, modifier ou annoter un fichier.
Ainsi, la Caisse d’Allocations familiales des Bouches-du-Rhône a mis en place un système de GED qui permet à 500 utilisateurs répartis dans 50 lieux d’accueil dans le département d’accéder aux dossiers de l’ensemble des 400 000 allocataires (données et pièces) et ainsi de répondre au plus vite et au mieux au besoin du public. Le milieu hospitalier utilise également, avec les précautions incontournables de confidentialité, la GED pour le suivi du dossier médical et administratif des patients.
De même, le processus de traitement des factures entrantes : validation, enregistrement, contrôle, autorisation et archivage peuvent être suivis dans les délais sans manipulation de documents.
Un projet, une idée, peut ainsi être mis en texte, chiffres ou en schéma, être révisé, modifié pour être diffusé, stocké, consulté à nouveau, archivé ou détruit. «La gestion de projet est d’ailleurs la fonctionnalité majoritaire du travail collaboratif et ouvre la voie à de nouvelles méthodes de travail qui permettent aux membres d’une équipe de fixer et tenir dans un esprit de qualité, des objectifs par le suivi d’un calendrier partagé, d’un gestionnaire de tâches et d’un système de contrôle et d’alerte», souligne Yves Myorvan.

Quatrième étape : arrivée à bon port
La conservation des documents par l’archivage est une nécessité pour respecter les obligations légales, les usages, les règles liées aux métiers. Cet archivage dit statique, de documents «morts» permet de faire face à des demandes de tiers (bulletins de salaires, déclarations diverses, etc.) et de constituer des dossiers juridiques lors d’actions en justice.
Ainsi, le Tribunal de Grande Instance de Lille a testé un accès en ligne à toutes les décisions prises lors de procès afin qu’elles puissent être consultées par tous les professionnels ou étudiant en droit. La Bibliothèque Nationale de France met en place l’accès à l’ensemble de son fond documentaire (du plus récent au plus ancien) et s’oriente même sur l’archivage des pages Internet qui fournissent un énorme potentiel documentaire. Pour que les fichiers puissent à la fois être stockés en grande quantité ou transférés le plus rapidement possible, il convient de les compresser sous différents formats selon leur nature.

Une recherche permettra à un décideur de savoir si l’entreprise a déjà contracté avec un partenaire commercial donné et connaître le déroulement des affaires passées afin de prendre toutes les mesures nécessaires à l’établissement d’un nouveau contrat. Ne pas perdre de temps à réinventer ce qui a fonctionné par le passé. Les archives sont donc devenues dynamiques. Les utilisateurs doivent pouvoir y accéder de façon permanente et bénéficier d’un accès instantané aux informations. L’utilisation de l’Internet développe considérablement ces possibilités.
Par ailleurs, la normalisation et la standardisation des échanges représentent un important levier de développement. En effet, l’interopérabilité standard des équipements permettra de fluidifier les échanges. «Nous avons un standard d’échange, le xml, largement répandu et accepté de facto comme LE format d’échange de documents. Mais quand deux entreprises veulent communiquer entre elles cela nécessite de prendre en compte l’aspect technique. Soit elles s’entendent pour mettre en place une plate-forme d’échanges avec un protocole, soit elles suivent un standard d’enregistrement. Vient ensuite l’aspect juridique et contractuel pour prouver l’origine du document. Cela passe par la signature électronique et le certificat», relève Dominique Batteux, Vice-Président de l’Aproged, Responsable du pôle territorial et PME.

Sécuriser le séjour du document au pays des archives
La sécurité de l’archivage repose sur l’authenticité, la pérennité, la confidentialité et l’inviolabilité des données. Le document archivé doit être strictement identique à l’original et disposer d’une signature ou d’un certificat électronique qui en authentifiera l’auteur.
La pérennité des fichiers doit être assurée par un stockage dont le support pourra être exploité dans le futur, (ex. : des formats de cartouches magnétiques, de disques numériques dont le contenu doit être transféré sur des supports plus actuels) et faire l’objet d’un stockage en double afin d’éviter les risques de pertes (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.).
La confidentialité et l’inviolabilité des données doivent être respectées par un système de protection contre la modification des documents ou de verrouillage total de certains documents qui ne seront accessibles que par des utilisateurs donnés.
Mais assurer la conservation de tous ces documents entraîne également une réflexion sur la nécessité de créer un poste dédié de gestionnaire des documents et de l’information numérique. Un groupe de travail a été mis en place à l’Aproged sur ce sujet, qui a par ailleurs créé un master avec l’Université de la Rochelle, le master ICONE (Ingénierie de la COnnaissance Numérique en Entreprise) qui démarrera en septembre. «A charge pour ce gestionnaire de garantir la conformité, la pérennité et l’efficacité des process mis en place dans l’entreprise», précise Dominique Batteux.

Au bout du voyage
Le développement d’un système de traitement de l’information est toujours entièrement et nécessairement paramétrable aux besoins réels de l’activité de l’entreprise. Il en va de même pour la GED où la définition de normes de sécurité d’accès et de confidentialité vient se greffer. «Pour les dirigeants de PME, c’est une culture à acquérir. En simplifiant la mise en place et l’usage et en développant une politique de sensibilisation», souligne Laurent Prével, administrateur de l’Aproged.
La réflexion qui mène à l’élaboration du cahier des charges doit prendre en compte le nombre d’utilisateurs qui ont besoin d’une vue unique d’un document donné et parallèlement définir avec prudence la mise en commun des contenus en fonction des éléments propres à l’information (nature, durée de vie, source, de gré de confidentialité, etc.)
Il reste à porter une attention particulière à la gestion individuelle des documents dont la sauvegarde inutile voir «sauvage» de certains utilisateurs qui entassent encore plus aisément leurs documents dématérialisés, sature trop rapidement les dossiers et armoires électroniques. De même, la rétention d’information peut être facilitée par un refus d’intégrer le document au système d’information afin d’en maîtriser égoïstement le contenu.
Une nouvelle redéfinition des rôles doit être clairement énoncée, au-delà des volontés individuelles afin que le partage et la communication restent l’enjeu majeur et collectif de la GED de demain.