Longtemps considérées comme étant lourdes, longues et coûteuses à mettre œuvre, les procédures de dématérialisation liées à l’organisation des voyages d’affaires commencent à séduire les PME.

Convaincues des bénéfices liés à la dématérialisation des processus de gestion, de plus en plus de PME se penchent sur les solutions «voyage d’affaires» en la matière. Face à cette demande désormais très concrète et que le contexte économique pourrait d’ailleurs bien renforcer, de nombreux spécialistes du voyage d’affaires déploient des offres adaptées aux contraintes humaines et financières des PME à l’instar d’Amadeus avec Amadeus Business Travel Portal, American Express Voyages avec Avexia, KDS avec KDS Express… «Nous avons introduit la réservation en ligne pour les PME dès 2001 et tous les jours nous innovons en matière de solutions pour ces entreprises», souligne Christophe Pingard d’Egencia. «Avec KDS Express, nous proposons une solution de réservation en ligne et de gestion des notes de frais automatisées répondant aux problématiques des TPE et des PME, notamment en termes de fonctionnalités, de temps de déploiement et de coût», précise de son côté Stanislas Berteloot, de KDS. CWT investit également le marché des PME, offrant une aide à la mise en œuvre et à l’utilisation de son agence de voyage en ligne. «Nous proposons aux entreprises d’établir un diagnostic de leurs besoins puis nous les aidons à déployer et adapter notre solution de réservation des voyages en ligne», explique Bruno Mounier de CWT.

La dématérialisation touche l’ensemble des prestataires du voyage
Les PME ont également la possibilité de recourir aux plates-formes de réservations hôtelières en ligne (Hotel.info, CDS ou encore HRS) ainsi qu’à celles des compagnies de transports, aussi bien aériennes que ferroviaires. Désormais accessibles aux PME, toutes les plates-formes de réservations permettent aux entreprises de bénéficier des tarifs négociés par les prestataires du voyage ou par eux-même. «A partir de notre plate-forme de réservation, les entreprises accèdent au contenu de leurs programmes hô-teliers», précise Guillaume Ridolfi d’Hotel.info. «Elles bénéficient également de nos propres tarifs négociés et d’un choix d’établissements particulièrement vaste, couvrant aussi bien les chaînes que les hôtels indépendants». La plupart de ces plates-formes assure une dématérialisation du processus de réservation de bout en bout, depuis le choix du mode de transport et de logement, jusqu’au billet dématérialisé. Si les compagnies aériennes furent précurseurs en matière de dématérialisation des billets, les transporteurs ferroviaires, Thalys en tête, innovent également en la matière. «Nous avons dématérialisé tout ce qui est possible de l’être et en particulier le titre de transport», rappelle d’ailleurs François Dodane de Thalys. Les processus de Thalys en matière de réservation, d’information et de contrôle du titre de transport en amont de la montée dans le train sont d’ailleurs fortement similaires à ceux mis en place par les transporteurs aériens. Enfin, en bout de chaîne, la dématérialisation concerne également les systèmes de paiements désormais intégrés dans les plates-formes de réservation. «Notre plate-forme s’intègre parfaitement avec les systèmes de paiement et en particulier avec les cartes logées proposées par des sociétés telles qu’AirPlus International ou American Express», souligne ainsi Ziad Minkara de CDS.

Un suivi plus efficace des dépenses
Au-delà de la dématérialisation des processus liés à l’organisation du voyage, ces plates-formes intègrent également souvent des systèmes de gestion de flux et des circuits de validation. Ils permettent notamment de mettre en œuvre de véritables processus d’approbation et ainsi, de mieux contrôler les dépenses. Une démarche également renforcée par les nombreux outils de reporting et de consolidation proposés par la plupart des prestataires du voyage, en marge des fonctionnalités de base de leur plate-forme de réservation.

Des voyageurs qui restent connectés
Alors que les entreprises dématérialisent pour rationaliser les coûts et optimiser le pilotage du poste voyage d’affaires, les voyageurs de leur côté, s’attendent désormais à recevoir davantage d’informations en push concernant leurs déplacements. Beaucoup de prestataires travaillent donc sur les nouvelles technologies de mobilité. D’après une récente enquête menée par KDS, près de 70 % des sondés utilisent leur téléphone pour consulter des informations relatives à leur voyage d’affaires. «Les voyageurs d’affaires souhaitent avoir la possibilité de consulter les informations relatives à leurs déplacements mais également d’effectuer des réservations depuis leur smartphone», explique Stanislas Berteloot, de KDS. Ainsi, 95 % des professionnels interrogés se déclarent très intéressés (80 %) ou intéressés (14,5 %) par l’accès sur leur téléphone aux renseignements relatifs à leur voyage d’affaire : référence de leur réservation, adresses, numéros de téléphone… Parmi ces informations, ils sont également très intéressés (60 %) ou intéressés (25,6 %) pour accéder à des liens dynamiques vers les coordonnées téléphoniques ou la localisation GPS de leurs lieux de rendez-vous. «Si les solutions de KDS sont dès à présent disponibles sur iPhone, il est important de considérer l’évolution rapide des usages liés à l’ensemble des terminaux intelligents». «Déjà accessible depuis les iPhone, notre plate-forme de réservation hôtelière le sera bientôt depuis des BlackBerry», souligne de son côté Olivier Mouchet, Directeur du bureau France de HRS. Même son de cloche du côté d’Amadeus qui a récemment rejoint le programme ISV (Indepen-dant Software Vendor) de BlackBerry. «Nous développons actuellement une application qui permettra bientôt aux voyageurs de télécharger l’ensemble des informations utiles au bon déroulement de leur voyage directement sur leur Smartphone BlackBerry», explique Jean-Louis Richard d’Amadeus. «Les voyageurs sont en effet de plus en plus demandeurs d’informations personnalisées en temps réel pour gérer leurs voyages au cours de leurs déplacements. Grâce à notre implication dans le programme d’alliance BlackBerry, nous développons des fonctionnalités qui rendront les voyages toujours plus agréables». Quelles qu’elles soient, les nouvelles technologies sont donc au fil du temps devenues une composante essentielle des voyageurs professionnels.