Découvrez donc 6 précieux conseils de SAGES Informatique, éditeur de la solution de Gestion Électronique de Documents (GED) Zeendoc - acteur pour les TPE et PME françaises, pour se préparer à cette réforme dès maintenant.

S’informer et se former sur la réforme : le rôle du référent et de l’équipe projet

Il faudra désigner en interne un référent de la facture électronique ayant une vision fonctionnelle et une connaissance approfondie de l’entreprise, idéalement issu des services financiers, de la gestion ou de la comptabilité. Les intégrateurs et éditeurs de logiciels peuvent également fournir un soutien tangible.

Recenser les besoins dans le cadre de la réforme de la facturation obligatoire en 2026

• Évaluer la quantité de factures émises mensuellement, leurs sources et les destinataires.
• Analyser les fonctionnalités que proposent les logiciels de facturation ou ERP pour s’adapter aux plateformes de dématérialisation.
• Étudier les flux entrants et sortants de factures, en termes de formats et de modes de réception.
• S’assurer que les factures sont conformes aux nouvelles mentions obligatoires.

Il est important d’effectuer une cartographie des flux par cas d'usage, en distinguant les différentes relations commerciales pour mieux comprendre les obligations auxquelles l’entreprise devra se conformer.

Préparer la réception des factures fournisseurs au format électronique

Pour recevoir les factures électroniques, il est nécessaire d’enregistrer son entreprise dans l'annuaire DGFIP sur le PPF, et d’anticiper la gestion des statuts de factures dès septembre 2026. Il en sera de même concernant la gestion des retours de statut pour chaque facture reçue, conformément aux formats UBL, CII et Factur-X.

Choisir la solution de dématérialisation parmi les acteurs du marché

A terme, il faudra sélectionner la solution de dématérialisation la plus adaptée à l’entreprise (PPF/PDP/OD) en fonction de critères tels que la taille de l'entreprise, le type d'activité et les types de flux de facturation.

Communiquer sur le processus et les choix en interne et en externe

Communiquer efficacement avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs internes sur les choix et les processus liés à la dématérialisation est primordial afin d’adapter les circuits de validation et de contrôle en conséquence.

Émettre des factures électroniques par l’entreprise

Il sera nécessaire d’effectuer des tests de conformité des factures électroniques pour limiter les rejets et s’assurer d'obtenir un code de routage dans l'annuaire géré par le PPF, pour garantir la réception des factures par les clients.